Einführung einer BPMN-Softwareumgebung zur Digitalisierung von Unternehmensprozessen

Ergebnisse aus dem Konsortialprojekt Business Process Modeling der Lauscher Präzisionstechnik GmbH

2 Inhaltliche Kurzbeschreibung:

Besonders in Industrien mit kundenspezifischen, funktionsübergreifenden Prozessen können historisch entstandene, analoge Prozesse zu Einbußen in Qualität durch Prozessfehler und Ressourceneffizienz, sowie eine erhöhte Auslastung und Frust der Mitarbeiter durch Nacharbeit führen. Der Digitalisierung von Prozessen, insbesondere solchen mit oben genannten Merkmalen, wird ein hohes Potenzial zur Steigerung der Prozesssicherheit und –effizienz zugesprochen, was den genannten Problemstellungen entgegenwirken kann.

Für die Digitalisierung von Prozessen eignet sich eine phasenweise Vorgehensweise:

1. Phase: Prozesspriorisierung und –aufnahme

In einem ersten Schritt müssen die zu optimierenden Prozesse anhand festgelegter Kriterien priorisiert werden. Hierbei bieten sich als Kriterien beispielsweise die Anzahl an Übergaben an weitere Stellen/ Abteilungen, sowie internes Wissen über das Risiko von Prozessfehlern an.
Die priorisierten Prozesse werden in gemeinsamer Arbeit mit den beteiligten Stellen, den Prozessnutzern, detailliert aufgenommen, um eine Basis für die folgenden Phasen zu schaffen. Die Prozessmodellierungssprache „Business Process Model and Notation Version 2.0“ (BPMN 2.0) hat sich als de facto Standard etabliert und unterstützt die Prozessdigitalisierung, da sie in vielen Softwarelösungen vorausgesetzt wird.

2. Phase: Prozessanalyse und –gestaltung

Anhand der modellierten Prozesse werden in einem nächsten Schritt Schwachstellen des Ist-Prozesses identifiziert. Besonders Medien- oder Systembrüche, sowie redundante Arbeitsschritte oder Organisationsbrüche stellen häufige Schwachstellen dar, die sich durch die Analyse identifizieren und sukzessive durch die Digitalisierung beseitigen lassen.
Anhand des modellierten Prozesses und der identifizierten Schwachstellen wird ein optimierter Soll-Prozess in Zusammenarbeit mit den beteiligten Stellen und unter Berücksichtigung digitaler Möglichkeiten modelliert. Alternativ können Referenzmodelle als Basis für die Konzeption eines neuen, von Schwachstellen befreiten, Prozesses dienen.

3. Phase: Softwareauswahl und –implementierung

Basierend auf den konzipierten Soll-Prozessen sind vorhandene Software-Lösungen anhand benötigter Funktionalitäten und weiteren Rahmenbedingungen wie finanzielle Ressourcen oder der Fit mit der existierenden IT-Landschaft zu systematisch zu bewerten und auszuwählen.

Nach Auswahl der Software sollte diese offiziell im Unternehmen eingeführt werden, wobei die Mitarbeiterschaft frühzeitig in der Softwarenutzung geschult werden sollte.

3 Was ist besonders zu beachten, wenn ein Unternehmen das Thema neu angehen möchte?